Um die optimale IT-Landschaft für Ihr Unternehmen zusammenzustellen, muss vorweg eine Analyse der vorhandenen Struktur vorgenommen werden:
a) Im Unternehmen
- Sind bereits PCs vorhanden, wenn ja, welche?
- Sind bereits Server (Großrechner) vorhanden, wenn ja, welche?
- Welche Vernetzung, wenn vorhanden, besteht bereits (Kommunikationsleitungen zwischen verschiedenen PCs)
- Gibt es bereits eine Verbindung zum Internet, wenn ja, welche?
- Bei mehreren Betrieben: Gibt es ein Intranet?
- Gibt es bereits einen EDV-Raum, wenn ja, wie ist dieser ausgestattet?
b) Außenwirkung
- Buchbarkeit per Internet “www” möglich, wenn ja, wie?
- Weiteres eCommerce vorhanden, wenn ja, welcher Art?
- Hat der Kunde die Möglichkeit in Ihrem Unternehmen das Internet zu nutzen, und wenn ja, wie?
c) Verkauf
- Welche Medien im Bereich Marketing werden genutzt?
- Für welche Einträge bestehen bereits vertragliche Verpflichtungen und wie kann man diese optimieren
d) Mitarbeiter
- Wie sind die Mitarbeiter in die IT eingebunden?
- Welche Prozesse sind vorhanden?
- Gibt es Standards in Bezug auf Sicherheit und Compliants?
Konzepterarbeitung:
Die für Sie zugeschnittene IT-Landschaft soll keine Vorgabe von uns sein. Wichtig ist, dass Sie, natürlich mit unserer Unterstützung, wissen, was für Ihr Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll ist und zukünftig Kosten spart, Umsätze vergrößert und nicht Ihren Gewinn verkleinert. Wir werden im Anschluss an die Entwicklung und das Konzept wissen, was für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Anschaffung:
Nachdem das für Sie passende Konzept ausgearbeitet ist, liegt die Schwierigkeit darin, den passenden Partner für die Anschaffung der Hard- und Software zu finden. Dies wird aufgrund des von Ihnen vorgegebenen Investitionsbudgets geschehen, wobei besonders im Bereich Hardware das Leasing immer weiter Verbreitung findet, um den ersten hohen Anschaffungskosten entgegenzutreten.
Installation:
Installation neuer Hard- und Software muss nicht unbedingt von der Lieferfirma vorgenommen werden. Je nach Umfang kann dies von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern selber vorgenommen werden. Doch sollten Sie dabei beachten, dass bei evtl. Fehlern nicht die Lieferfirma haftbar gemacht werden kann. Da mit der Installation, insbesondere der Software, auch Schulungen der Mitarbeiter verbunden sind, wird diese von den Lieferfirmen mit angeboten und durchgeführt.
Eine Lösung zum Kostensparen liegt auch darin, den Bereich Installation zu splitten, d.h. Software lässt man installieren, Hardware wird selber vorgenommen. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn man unternehmensspezifische Anpassungen pro PC vornehmen muss, die ein externer Anbieter so nicht macht.
Administration:
Nach erfolgreicher Installation aller Komponenten ist der Bereich Administration für die implementierte EDV überlebenswichtig. Wie bei jedem z.B. KFZ muss eine regelmäßige Wartung vorgenommen werden, um herauszufinden, ob im Laufe der Zeit Mängel auftreten, auftreten können oder wo etwas ad hoc unternommen werden muss. Im Bereich Software, insbesondere bei Datenbanken, wird i.d.R. die herstellende Softwarefirma per Wartungsvertrag verpflichtet, für den ordnungsgemäßen Zustand der Datenbank zu sorgen. Dies geschieht per Modem, um die Kosten eines Vor-Ort Termins zu sparen.
Die Wartung der Hardware ist, je nach Anzahl der angeschafften Teile, umfangreicher, da dafür meist ein externer Mitarbeiter vor Ort erscheinen muss. Derzeit noch die Regel in der Hotel- und Gastronomie ist es, so lange zu warten, bis tatsächlich Teile defekt sind und Ressourcen nicht mehr genutzt werden können. Die Erfahrung zeigt, dass ein Defekt dann vorliegt, wenn man sich vorerst nicht helfen kann (z.B. Empfangs-PC stürzt ab wenn gerade viel Betreib ist; ein Zutrittssystem funktionier nicht mehr) etc). Der schnelle und unmittelbare Austausch defekter Komponenten ist zumeist teurer, als andauernde Wartungen durchzuführen.
Insbesondere in den Fällen, in denen unternehmensspezifische Anpassungen vorgenommen werden müssen, ist es günstiger, interne Mitarbeiter zu schulen und den Bereich IT intern zu verwalten.
